Come prendere appunti durante una riunione

Ti sei mai chiesto: “Come prendere appunti durante una riunione?”. Immagino di sì, soprattutto quando, dopo giorni, avresti dovuto sviluppare il progetto frutto del meeting e ti sei ritrovato/a con mille dubbi, tanti erano i dettagli ormai dimenticati.

In un mondo sempre più caratterizzato da incontri di lavoro, webinars e meeting, la capacità di prendere appunti in modo efficace è diventata indispensabile. Che tu stia partecipando a una riunione aziendale o stia stilando il verbale di una riunione, è fondamentale saper cogliere e annotare i punti salienti. Capire cosa è importante, chi deve intraprendere le prossime azioni, o semplicemente riassumere l’essenza della discussione, può fare la differenza tra una riunione produttiva e una perdita di tempo.

Questo post ti guiderà attraverso le migliori tecniche e consigli per ottimizzare le tue capacità di presa d’appunti, dalla stesura di un efficace resoconto di riunione alla creazione di una minuta di meeting impeccabile. Che tu sia freelance, libero/a professionista o imprenditore/imprenditrice, queste competenze ti permetteranno di non dimenticare più nulla, massimizzare la produttività dei tuoi incontri e ottenere il massimo dai progetti a seguire.

Preparati a cambiare il tuo approccio alle riunioni e a diventare maestro/a nel verbalizzare ogni tipo di incontro.

Prendere appunti durante una riunione: perché è così importante?

Nel mondo freelance e delle piccole imprese, ogni dettaglio può fare la differenza. Qualsiasi riunione, o meeting che dir si voglia, può essere fonte di nuove idee, di piani d’azione e di responsabilità. Ma per riuscire a trarre il massimo da queste occasioni, è fondamentale sapere come prendere appunti in maniera efficace. Vediamo insieme perché.

Come prendere appuntI

Il ruolo della memoria

La memoria umana è incredibile, ma non è infallibile. Non possiamo contare solo su di essa per ricordare ogni singolo dettaglio di una riunione di lavoro. In particolare:

  • La memoria a breve termine può contenere solo una quantità limitata di informazioni.
  • Gli elementi vengono facilmente dimenticati se non vengcno ripetuti o rafforzati.

Prendere appunti aiuta a rafforzare la memoria, permettendoci di rivedere le informazioni, di ricordare meglio ed evidenziare i dettagli più importanti. E non è tutto: scrivere i concetti principali “libera” il nostro cervello dalla sua tendenza a tenere a mente le attività da svolgere (il famoso effetto Zeigarnik), lasciandoci di fatto più focalizzati e con meno ansie da gestire.

L’Importanza della comunicazione

Prendere appunti non è solo una questione di memoria. È anche un modo per migliorare la comunicazione all’interno del team, sia che si tratti di un gruppo di lavoro aziendale, colleghi freelance o altri partecipanti (Magari clienti o potenziali tali). Un buon verbale di riunione o una minuta di meeting:

  • Fornisce un riepilogo di ciò che è stato discusso, rendendo le informazioni accessibili a tutti i partecipanti.
  • Indica chiaramente chi è responsabile di quali azioni, evitando confusioni e malintesi.
  • Permette a coloro che non erano presenti alla riunione di capire cosa è stato discusso e quali decisioni sono state prese.

In poche parole, saper prendere appunti durante una riunione è una competenza essenziale per qualsiasi professionista. Non solo migliora la memoria e la comunicazione, ma rende anche le riunioni più produttive e aiuta a creare verbali di riunioni e resoconti che sono veri e propri strumenti di lavoro.

Persone attorno a un tavolo per un meeting

Come prendere appunti durante una riunione: consigli pratici

Ora che comprendiamo l’importanza di prendere appunti durante una riunione, vediamo come farlo nel modo più efficace. Ci sono alcune tecniche e strategie che possono aiutarti a migliorare le tue abilità di presa appunti.

Preparazione alla riunione

Un ottimo verbale di riunione inizia prima della riunione stessa. Una buona preparazione può rendere molto più facile prendere note e appunti durante il suo svolgimento. Ecco alcune cose che puoi fare:

  • Appuntati l’ordine del giorno: sapere in anticipo quali argomenti verranno discussi ti aiuterà a preparare la tua mente a lavorare efficacemente durante la riunione, prendere appunti in tempo reale e rimanere focalizzato/a su concetti e idee principali;
  • Prendi nota in anticipo dei concetti più importanti che vuoi esplorare a fondo, magari numerandoli (C1, C2, C3, etc). Svilupperai metodo nella comprensione degli argomenti più importanti. Se usi app e software, assicurati di inserire titoli e sottotitoli per ricordare bene su cosa stai concentrando l’attenzione e fare in modo che le note della riunione siano efficaci.
  • Fai una ricerca: se l’argomento della riunione è qualcosa di nuovo per te, spendi un po’ di tempo a informarti prima della riunione. Questo ti aiuterà a capire meglio ciò di cui si sta parlando.

Tecniche di presa appunti

Durante la riunione, la tua attenzione dovrebbe essere sulla conversazione e non su come stai prendendo gli appunti. Qui ci sono alcuni suggerimenti per rendere più efficiente la tua presa appunti:

  • Usa abbreviazioni: sviluppa un sistema di abbreviazioni e simboli per risparmiare tempo durante la presa d’appunti. Ad esempio, potresti usare un simbolo particolare per indicare le azioni da intraprendere, come il quadrato delle check lists, oppure ripescare le numerazioni date agli argomenti, per appuntare note che fanno riferimento all’argomento menzionato;
  • Distingui le informazioni importanti: usa la sottolineatura, l’evidenziatore o le maiuscole per segnalare le informazioni più importanti. Non cercare di scrivere intere frasi, ma usa parole chiave significative, come base per prendere appunti efficaci;
  • Rendi gli appunti leggibili: non devono essere perfetti, ma dovrebbero essere abbastanza chiari da poter essere riletti e compresi in un secondo momento. Lascia ampi spazi per poterci tornare sopra e aggiungere note di contestualizzazione.

Organizzazione degli Appunti

Dopo la riunione, trascorri qualche minuto a rivedere e organizzare i tuoi appunti. Questo ti aiuterà a consolidare le informazioni e a preparare un verbale di riunione efficace.

  • Rileggi e revisiona: correggi eventuali errori e completa le frasi o i pensieri che potrebbero essere incompleti.
  • Trasforma gli appunti in azioni: se durante la riunione sono state assegnate delle azioni, assicurati di annotarle in modo chiaro, indicando chi è responsabile di ciascuna azione e quando dovrebbe essere completata.
  • Crea un indice: se i tuoi appunti sono lunghi, potrebbe essere utile creare un indice che riassume i punti principali. Questo rende più facile ritrovare le informazioni in un secondo momento.

Ricorda, la presa d’appunti è una competenza personale e ognuno ha il suo stile. Trova il sistema che funziona meglio per te e non aver paura di sperimentare con differenti metodi. L’obiettivo è creare un verbale di riunione che sia utile e significativo per te e per il tuo team.

Non aspettare troppo dalla fine della riunione per riorganizzare gli appunti. Solo così potrai assicurarti che le cose da fare siano state appuntate tutte.

Come prendere appunti esempio pratico: donna intervista il cliente

Un esempio pratico: come prendere appunti durante una riunione con il cliente per un preventivo

Immaginiamo di essere un/a freelance che offre servizi di consulenza. Hai appena avuto un incontro con un potenziale cliente che è interessato ai tuoi servizi e ti ha chiesto un preventivo completo, insieme a un’analisi dei tempi di realizzazione. Ecco come potresti prendere appunti durante e dopo questo incontro.

Durante l’Incontro

Il tuo foglio di appunti dovrebbe essere diviso in diverse sezioni.

  • Informazioni del cliente: In questa sezione, annota i dettagli del cliente come il nome, l’azienda, il ruolo e le informazioni di contatto. Queste informazioni ti aiuteranno a personalizzare il tuo preventivo e a costruire un rapporto con il cliente. Se è presente un project manager non dimenticare di segnarti anche il suo nome e la sua e-mail personale.
  • Richieste del cliente: Questa è la sezione più importante. Il cliente ha richiesto un preventivo completo, quindi dovresti annotare tutti i servizi di cui ha bisogno. Cerca di essere il più dettagliato/a possibile, annotando non solo i servizi richiesti, ma anche qualsiasi dettaglio specifico o richiesta particolare del cliente. Usa un simbolo tipo una freccia per evidenziare visivamente i concetti più importanti di cui dovrai tenere conto.
  • Domande e risposte: Durante la riunione, il cliente avrà probabilmente delle domande sui tuoi servizi. Annota queste domande e lascia spazio per le tue risposte. Queste informazioni ti aiuteranno a preparare un preventivo più accurato e a rispondere a eventuali domande future del cliente.
  • Azioni da intraprendere: Alla fine dell’incontro, dovresti avere una lista di attività da intraprendere. In questo caso, la tua principale azione sarà preparare e inviare il preventivo al cliente. Ma potrebbe esserci anche molto altro, come inviare al cliente ulteriori informazioni sui tuoi servizi o organizzare un altro incontro.

Dopo l’incontro

Dopo l’incontro, dovresti passare un po’ di tempo a rivedere e organizzare i tuoi appunti. Questo passaggio è fondamentale per preparare un preventivo accurato e professionale.

  • Rileggi e revisiona: Rileggi i tuoi appunti e correggi eventuali errori. Assicurati che tutte le informazioni siano complete e chiare. Potresti anche voler riorganizzare le informazioni in un ordine che abbia più senso per te.
  • Preparazione del preventivo: Usa i tuoi appunti per preparare il preventivo. Ricorda di includere tutti i servizi richiesti dal cliente, insieme ai costi e ai tempi di realizzazione. Assicurati di rispondere a tutte le domande del cliente e di coprire tutti i dettagli discussi durante la riunione.

Seguendo questi passaggi, potrai preparare un preventivo completo e accurato che rispecchia le esigenze e le aspettative del cliente. Ricorda, la chiave è essere organizzati e dettagliati nei propri appunti. Con un po’ di pratica, vedrai come la presa d’appunti può diventare una delle tue più potenti competenze come freelance.

Come prendere appunti durante una riunione: l’aiuto dell’Intelligenza Artificiale

Nell’era digitale, l’intelligenza artificiale (IA) sta diventando un alleato prezioso in molti ambiti lavorativi, compresa la presa d’appunti durante le riunioni. Non è più necessario affannarsi a scrivere ogni parola pronunciata durante una riunione. Oggi, grazie all’avvento delle tecnologie IA, è possibile automatizzare parte di questo processo e assicurarsi di non perdere alcuna informazione importante.

Mano robotica rappresenta l'Intelligenza Artificiale mentre scrive al computer

Trasformazione del discorso in testo

Una delle principali applicazioni dell’IA nella presa d’appunti è la trasformazione del discorso in testo. Vari software e app, grazie a sofisticati algoritmi di riconoscimento vocale, sono in grado di trascrivere in tempo reale quello che viene detto durante una riunione. Questo significa che, come freelance, puoi concentrarti maggiormente sulla conversazione, invece di preoccuparti di annotare ogni dettaglio.

Per esempio, Tana e Reflect sono due app già in grado di farlo.

Analisi delle tracce audio

L’IA può fare molto di più della semplice trascrizione del discorso in testo. Alcuni strumenti sono capaci di analizzare le tracce audio registrate durante una riunione, individuando i punti salienti e riassumendo le idee principali. Questo è particolarmente utile per le riunioni lunghe o molto tecniche, in cui può essere difficile seguire e annotare ogni dettaglio.

Assegnazione automatica delle azioni

Un’altra applicazione interessante dell’IA è l’assegnazione automatica delle azioni. Alcuni strumenti di intelligenza artificiale sono in grado di rilevare quando durante una riunione viene assegnato un compito o una responsabilità, e di annotare automaticamente questa informazione.

Questo può aiutare a tenere traccia delle azioni da intraprendere dopo la riunione, garantendo che nulla venga dimenticato.

L’IA non sostituisce l’umano

Sebbene l’IA possa fornire un grande aiuto nella presa d’appunti, è importante ricordare che non può sostituire completamente il ruolo umano. Le macchine sono ottime per trascrivere e analizzare le informazioni, ma la comprensione del contesto, l’interpretazione delle sfumature emotive e l’adattamento alle mutevoli dinamiche delle riunioni sono competenze che, al momento, sono unicamente umane.

Quindi, utilizza l’IA come un complemento alla tua presa d’appunti, non come un sostituto.

In conclusione, l’intelligenza artificiale può essere un valido alleato per migliorare la tua abilità di prendere appunti durante una riunione. Sfruttando la tecnologia, potrai concentrarti meglio sulla conversazione e assicurarti di non perdere nessuna informazione importante.

Prendere appunti durante una riunione

Come prendere appunti durante le riunioni: scarica il template!

Per aiutarti a mettere in pratica questi consigli, abbiamo creato un template speciale per gli appunti delle riunioni. Questo template ti fornirà una struttura chiara e flessibile che ti aiuterà a prendere appunti in modo più efficace, a creare verbali di riunioni più utili e a non dimenticare più nulla.

Sezioni essenziali come “prima di iniziare, decisioni prese, punti chiave” così come elenchi di promemoria e notes ti permetteranno di imparare a prendere appunti, ottimizzare il processo di memorizzazione e organizzarti al meglio per ottenere uno risultato concreto e funzionale.

Puoi scaricare il template gratuitamente iscrivendoti alla nostra newsletter. Non solo avrai accesso al documento, ma riceverai anche ulteriori consigli e risorse per migliorare il tuo apprendimento in ogni ambito della produttività.

Conclusioni: migliora l’efficacia delle tue riunioni

Prendere appunti non è solo un modo per registrare ciò che viene detto durante una riunione. È uno strumento che può migliorare la tua comprensione, aiutarti a ricordare le informazioni importanti e rendere più efficace tutte le eventuali azioni a seguire. Con un po’ di pratica e con le giuste tecniche, potrai creare verbali di riunioni che siano non solo completi e accurati, ma anche un valore aggiunto per il tuo lavoro.

E questo, con grande soddisfazione anche per i tuoi clienti, che si sentiranno ascoltati, compresi e tenuti in considerazioni.

Se vuoi scoprire come creare un intero sistema di produttività per migliorare ogni aspetto del tuo lavoro non esitare e scrivici, potremmo organizzare un percorso formativo personalizzato sulle tue esigenze o addirittura su tutte quelle del tuo team. Contattaci e facci sapere cosa hai in mente.

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