Come definire le priorità e scegliere i task giusti

Come definire le priorità? Questa è una domanda cruciale per tutti i freelance, soprattuto quando lavorano su più progetti contemporaneamente e hanno bisogno di ottimizzare ogni attività. Dopotutto, saper implementare un’efficace gestione del tempo e stabilire una routine di successo è l’unico modo per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Con le scadenze da rispettare e tante attività da completare, può essere molto importante avere un approccio affidabile per stabilire le priorità e gestirle per massimizzare tempo ed energie. Tra le tecniche per definire le priorità, il metodo ABCDE è un modo efficace e semplice da mettere in pratica per ottenere il massimo dal tuo tempo come freelance.

In questo articolo, ti mostrerò come utilizzare questo metodo per identificare le attività più importanti e urgenti, concentrarti sulle attività più rilevanti e mantenere una buona gestione delle priorità. Siamo pronti a scoprire insieme come definire le priorità? Ecco come diventare esperti nello sfruttare al meglio il nostro tempo!

Il metodo ABCDE per la definizione delle priorità

Per prima cosa, è importante capire che il metodo ABDCE è un modo semplice e intuitivo per classificare le attività in base alla loro importanza e urgenza. Il metodo si basa sulla famosa matrice di Eisenhower. Ciò che ti viene richiesto è di segnare il task nella categoria giusta:

A – Attività importanti e urgenti: sono le attività che richiedono la tua attenzione immediata e hanno un impatto significativo sul tuo lavoro e sui tuoi obiettivi.

B – Attività importanti ma non urgenti: sono le attività che sono importanti per il tuo lavoro e per i tuoi obiettivi a lungo termine, ma che non hanno una scadenza imminente.

C – Attività meno importanti ma urgenti: sono le attività che richiedono la tua attenzione, ma che hanno un impatto minimo sul tuo lavoro e sui tuoi obiettivi.

D – Attività che puoi delegare: sono le attività che non richiedono la tua presenza o la tua abilità specifica e che puoi delegare ad altri.

E – Attività che puoi eliminare: sono le attività che non sono importanti né urgenti e che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare.

Utilizzando queste semplici categorie, puoi classificare le tue attività in base alla loro importanza e urgenza e concentrarti su quelle che hanno un impatto maggiore sul tuo lavoro e sui tuoi obiettivi.

Con il metodo ABDCE, puoi identificare le attività che devi completare per prima e quelle che puoi delegare o eliminare, ottenendo così una buona gestione delle priorità e una maggiore produttività nel tuo lavoro da freelance.

La meraviglia ulteriore è che questo metodo si presta benissimo per essere implementato in tantissime App di gestione delle attività e del tempo. Per semplificare, puoi utilizzare le Matrici di Eisenhower

Stabilire le priorità dei tuoi task con la matrice di Eisenhower

Alla base del metodo ABCDE ci sono le matrici di Eisenhower, che era solito suddividere il foglio in quadranti per capire quale delle sue importanti attività (era un Presidente degli Stati Uniti) dovesse (valesse la pena) svolgere.

Prendi un foglio grande e suddividilo in 4 quadranti, come quelli sotto. poi prendi i tuoi task, magari scritti su post-it, e assegnali al quadrante giusto.

Matrice di Eisenhower - Priorità
Puoi sfruttare la classica matrice di Eisenhower per stabilire urgenza e importanza dei tuoi task

Come Freelance, l’operazione di suddivisione dei quadranti potrebbe aiutarti parecchio, anche se a volte è difficile dire cosa sia un task importante.

Per aiutarti, ti invito a ripensare al concetto di importanza come alla necessità di problem solving, mentre il concetto di urgenza puoi tranquillamente trasformarlo in quantità di impatto sul business.

Così, un task molto importante diventa “un task ad alta complessità, dove c’è bisogno della tua presenza per poterlo completare”, mentre l’urgenza non più rimandabile diventa “un task ad alto impatto sulle sorti del tuo business”.

Matrice di Eisenhower - Impatto
…oppure adottarne una sua evoluzione per stabilire ancora meglio le priorità del tuo lavoro da Freelance

In entrambi i casi, evita come la peste di lavorare nel quadrante 2, poiché è quello dove tutti i task sono urgenti e importanti.

È la classica situazione genera ansie (non a caso il quadrante 2 si chiama quadrante dello stress). Non lasciare che i task diventino urgenti, se non vuoi andare incontro a giornate davvero pesanti.

Matrice di Eisenhower - il quadrante dello stress
Lavorare nel quadrante dello stress crea ansie e irritabilità continue. Non è così che dovresti lavorare.

Come definire le priorità? Parti dall’analisi delle attività

Adesso che conosci le categorie del metodo ABDCE, è il momento di scoprire come utilizzarlo per definire le tue priorità. Ecco i passaggi da seguire:

  1. Crea una lista di tutte le attività che devi svolgere. Questa è la famosa gestione base della InBox, presentata dal mitico David Allen nel suo Gettings Things Done.
  2. Classifica ogni attività in una delle categorie A, B, C, D o E. Puoi usare dei post it colorati, se invece utilizzi sistemi come AirTable o SmartSuite usa elenchi colorati e riconoscibili.
  3. Inizia con le attività A, ovvero quelle importanti e urgenti. Queste attività dovrebbero essere la tua massima priorità.
  4. Continua con le attività B, ovvero quelle importanti ma non urgenti. Queste attività sono importanti per il tuo lavoro a lungo termine, ma puoi programmarle per un momento più conveniente.
  5. Svolgi le attività C, ovvero quelle meno importanti ma urgenti. Queste attività sono da completare solo se hai tempo a disposizione e se non interferiscono con le attività A o B.
  6. Delega le attività D ed elimina quelle identificate E, ovvero quelle che comunque sia non aggiungerebbero valore al tuo lavoro e non ti avvicinerebbero in alcun modo ai tuoi obiettivi.

Utilizzando questi semplici passaggi, puoi concentrarti sulle attività più importanti e urgenti e gestire al meglio il tuo tempo e le tue energie. In questo modo, sarai più produttivo e potrai raggiungere i tuoi obiettivi come freelance in modo più efficiente e programmato.

Ricorda: la produttività è la scelta deliberata delle attività che decidi di portare avanti.

Esempi (per Freelance) di come definire le priorità secondo l’ordine di esecuzione.

Per i freelance, un esempio di come ordinare le attività potrebbe essere quello di considerare prima di tutto le scadenze imminenti. Ad esempio, se c’è un progetto che deve essere consegnato entro la fine della settimana, dovrebbe essere considerato la priorità numero uno.

Altri esempi potrebbero essere la necessità di mantenere un equilibrio tra attività che generano entrate e quelle che richiedono un impegno maggiore, o la necessità di dedicare tempo a progetti che si considerano di maggiore importanza a lungo termine.

Un occhio particolare dovrebbe essere dedicato alle richieste di preventivo: il ferro va battuto finché è caldo. Dunque non puoi aspettare troppo tempo per creare un preventivo, altrimenti rischi che il contatto “caldo” si raffreddi e/o scelga strade diverse. È senza ombra di dubbio un’attività importante.

In ogni caso, l’obiettivo è quello di utilizzare i risultati della valutazione per ordinare le attività in base alla loro priorità e assicurarsi di gestire al meglio il proprio tempo come freelance. Per farlo, ti basterà assegnare un numero per ogni tipologia di attività, così da poter ulteriormente ordinare attività dello stesso livello di importanza.

Priorità - urgente e importante
Hai aspettato e aspettato e ora? Quel task è diventato urgente e adesso devi correre

Qualche trucchetto su come definire le priorità? Eccone 7 imperdibili!

Oltre a seguire i passaggi del metodo ABDCE, ci sono alcuni altri trucchi che puoi utilizzare per definire le tue priorità come freelance. Eccone alcuni che potrebbero aiutarti:

  1. Imposta degli obiettivi a lungo termine. Quali sono i tuoi obiettivi professionali a lungo termine? Quali progetti vuoi completare entro la fine dell’anno? Queste sono le cose a cui dovresti prestare maggiore attenzione.
  2. Usa un calendario o una lista delle cose da fare. Scrivi tutte le attività che devi svolgere e utilizza un calendario o una lista delle cose da fare per tenere traccia delle scadenze e delle priorità.
  3. Imposta dei limiti. Non puoi fare tutto e non devi fare tutto. Imposta dei limiti per il tuo tempo e per le tue attività e non esitare a dire di no a richieste che interferiscono con le tue priorità. 7 attività al giorno sono più che sufficienti: 2 di tipo A, 3 di tipo B, 2 di tipo C.
  4. Sii flessibile e realista. Anche se hai una lista delle cose da fare, non essere troppo rigido. Sii flessibile e adatta la tua lista in base ai cambiamenti nella tua vita e nel tuo lavoro. Ricorda che non puoi fare tutto e non puoi farlo subito. Sii realistico su ciò che puoi e non puoi fare e non esitare a chiedere aiuto o a delegare quando necessario.
  5. Impara a delegare. Se sei un freelance che lavora da solo, può essere difficile delegare compiti ad altre persone. Tuttavia, imparare a delegare alcune attività meno importanti aiuterà a liberare il tuo tempo per concentrarti sulle cose che veramente contano.
  6. Mantieni la tua motivazione. Mantenere la motivazione è fondamentale per raggiungere i tuoi obiettivi. Trova modi per motivarti e ricorda perché hai scelto di essere un freelance e quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine.
  7. Stabilisci delle routine. Avere delle routine quotidiane può aiutare a mantenere la tua produttività e a gestire il tuo tempo in modo più efficiente. Trova delle routine che funzionano per te e cerca di adottarle regolarmente.

Seguendo questi consigli e utilizzando il metodo ABDCE per definire le priorità, potrai gestire il tuo tempo e le tue attività come freelance in modo più efficiente e raggiungere i tuoi obiettivi con maggiore facilità.

Non dimenticare che la chiave per definire le priorità è capire quali attività sono veramente impattanti nel tuo lavoro (e quindi ti avvicinano ai tuoi obiettivi) e quali possono essere delegate o eliminate. È questo uno dei più grandi segreti del time management: scegliere l’attività giusta, quella che più di ogni altra ti avvicina ai tuoi obiettivi.

Lavorare senza obiettivi
Lavorare senza obiettivi: la principale fonte di stress e stanchezza

Come eseguire le attività in modo efficace tenendo conto delle priorità

Una volta che hai definito le tue priorità e ordinato le attività in base a queste priorità, è il momento di eseguire.

Se hai seguito il metodo, dovresti avere una certa quantità di attività di tipo A, contrassegnate con numeri progressivi in base alla loro ulteriore priorità di esecuzione. Avrai quindi attività di tipo A1, A2, A3, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, etc…

Ora non ti resta che passare all’azione e… fare. Anche qui, possono venirti in aiuto tantissimi metodi diversi, che vedremo sicuramente nel corso del tempo. A ogni modo, per partire con il piede giusto, eccoti alcuni consigli pratici e spiegazioni per aiutarti a eseguire le attività in modo efficiente e produttivo.

  • Crea un piano d’azione dettagliato per ogni attività, specificando i passi necessari e i tempi necessari per completarla. Per semplificarti la vita, considera le attività in blocchi di tempo discreti. Io uso 3 unità: mezz’ora, un’ora e 2 ore. Oltre, l’attività diventa un progetto che dovrai ulteriormente spezzettare.
  • Utilizza un calendario o un promemoria per tenere traccia delle scadenze e delle attività pianificate.
  • Imposta dei blocchi di tempo dedicati all’esecuzione delle attività, evitando di interrompere il flusso di lavoro. In pratica, qui lavori secondo la metodologia del Deep Work, di Call Newport.
  • Evita di sovraccaricare il tuo programma con troppe attività nello stesso giorno.
  • Fai delle pause regolari per mantenere la concentrazione e la produttività.
come scegliere i task giusti
Sapere come scegliere i task giusti è il primo passo per migliorare la propria produttività personale

È molto facile distrarsi durante l’esecuzione delle attività, soprattutto quando si lavora da soli come freelance. Per massimizzare i risultati, eccoti alcuni altri consigli per eseguire le attività in modo efficiente e produttivo, in modo da ottenere i risultati desiderati:

In primo luogo, è importante che tu stabilisca un ambiente di lavoro che ti permetta di concentrarti e mantenere la motivazione. Questo potrebbe significare eliminare le distrazioni, come la posta in arrivo o le notifiche dei social media, o creare una routine quotidiana per la gestione del tempo.

In secondo luogo, non esitare a utilizzare strumenti e tecnologie che ti aiutino a gestire il carico di lavoro e a mantenere traccia dei tuoi progressi. Ad esempio, puoi usare un’app per la gestione delle attività o un calendario per pianificare il tuo tempo.

Ricorda che eseguire le attività non significa solo completarle, ma anche monitorare i progressi e modificare le priorità in base ai risultati ottenuti. Questo ti aiuterà a restare concentrato sugli obiettivi e a raggiungere il successo come freelance.

Pianificare per blocchi di tempo
Pianificare per blocchi di tempo ti semplifica la vita. Usa un’agenda settimanale a ore per avere una visione d’insieme.

In sintesi, eseguire le attività è un processo continuo di monitoraggio e modifica, ma seguendo questi consigli potrai svolgere il tuo lavoro in modo efficiente e produttivo, mantenendo al tempo stesso la concentrazione e gestendo le distrazioni. Con un po’ di pratica e determinazione, potrai definire le tue priorità e raggiungere i tuoi obiettivi!

Quante attività eseguire in un giorno?

Io ne eseguo mediamente 7:

  • dalle 08:00 alle 10 il task A1
  • dalle 10:30 alle 12 il task A2 o B1
  • dalle 14:30 alle 16 generalmente due task di tipo C, oppure riunioni e incontri
  • dalle 16:00 alle 17 il task B2
  • della 17:00 il task B3

Per quanto mi riguarda, e perché il bilanciamento delle energie è fondamentale per rimanere concentrato e produttivo, le pause sono fondamentali. Ti consiglio di farne 2 specifiche: attorno alle 10 della mattina, per spezzare la mattinata e ricaricarti, e a metà pomeriggio (adoro la pausa Tè).

Conclusione: il metodo ABCDE è efficace per definire le priorità?

In conclusione, per definire le priorità come freelance è importante seguire il metodo ABDCE e organizzare le attività in base ai loro risultati, importanza e urgenza.

Usa questi consigli e tecniche per mantenere la concentrazione, gestire le distrazioni e raggiungere i tuoi obiettivi con successo, ma soprattutto per evitare di perdere tempo in attività inutili e improduttive.

Parti dagli obiettivi, suddividili in progetti, che a loro volta spezzerai in attività della durata massima di un paio d’ore. Da qui, puoi definire le priorità, ordinare e passare all’azione.

Ricorda sempre di adattare queste tecniche alle tue esigenze specifiche e di essere flessibile e aperto a eventuali modifiche, in quanto le tue priorità potrebbero cambiare nel tempo. Con un po’ di pratica e dedizione, diventerai un maestro nella definizione delle priorità e nell’efficace gestione del tuo tempo.

Se vuoi approfondire e diventare un esperto di produttività, dai un’occhiata al percorso di produttività personale che ti farà risparmiare 2 ore di tempo ogni giorno. Lo personalizzeremo sulle tue esigenze e vedrai: ti cambierà la vita poiché ti mostrerà come fare di più, faticando di meno.

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